东京领区的国家公派留学人员在外留学期间如需办理留学变更等各项手续，须在国家公派留学管理信息平台（以下简称“信息平台”）上提交申请。具体办理方式如下。

　　一、提交研修报告

　　根据国家留学基金委的要求，自国家公派留学人员出国之日起，高级研究学者、访问学者（含博士后研究）、本科插班生等须每三个月一次，公派硕士研究生、博士研究生、联合培养博士研究生须每六个月一次提交研修/学习报告。为确保奖学金按期发放，请及时提交研修/学习报告。

　　所有研修/学习报告均在信息平台上提交。请参照《国家公派出国留学管理信息平台留学人员使用手册》第四章，在信息平台上提交报告及指导教授评语的pdf文件（要求报告在1000-1500字左右，上传pdf文件容量不超过3M字节，报告表模板见附件2）。

　　信息平台有自动邮件提醒及预警功能，即提前一个月提醒留学人员准备提交研修报告，提前7天预警留学人员按时提交研修报告（实际情况以信息平台开放的时间窗口为准）。

　　二、留学期间更新个人信息

　　国家公派留学人员在日期间如需更新个人信息、国外银行信息时，请按照《国家公派出国留学管理信息平台留学人员使用手册》第九、十章操作。

　　三、办理留学变更手续

　　留学变更手续包括延长留学期限、博士毕业后延期从事博士后研究、因故提前回国、肄业、休学；变更留学院校、留学专业、资助来源；以及短期离日请假等。国家公派留学人员办理变更手续须提前两个月准备好申请材料后在信息平台上提交。

　　根据申请内容，变更审批流程分为“备案类”与“审批类”两种，其中,“备案类”由教育处(组)决定最终审核结果,“审批类”需提交国家留学基金管理委员会决定最终审核结果,通过信息平台可查看相应审核状态和意见(详参附件1《国家公派出国留学管理信息平台留学人员使用手册》第五章)。

　　1. 备案类

　　① 延长留学期限（12个月(含)以下）

　　② 提前回国

　　③ 中途回国休假、参加学术会议、收集资料（当年累计一个月以下）

　　④ 赴第三国参加学术会议或进行短期学术考察

　　⑤ 变更留学单位（同一馆区内）

　　⑥ 本留学单位内变更院系或专业

　　⑦ 按期回国等待答辩（含无学位退学）

　　办理③、④项手续请使用《短期离日请假申请书》（详参附件4）。

　　留学期限在12个月以下（含12个月）的国家公派留学人员临时请假回国（详参附件3）请将申请材料直接发送邮箱。

　　2. 审批类

　　① 延长留学期限（12个月以上）

　　② 因病中途回国

　　③ 肄业（即中途退学）

　　④ 博士后研究

　　⑤ 变更留学单位（不同馆区）

　　⑥ 违约申请

　　⑦ 其他需要审批事项

　　国家公派留学人员办理各类留学变更手续所需的材料及模板

　　请参照附件3。

　　附件: 1. 《国家公派出国留学管理信息平台留学人员使用手册》

　　　　　2. 《学习/研修情况报告表》

　　　　　3. 关于办理留学变更手续的说明

　　　　　4. 短期离日请假申请书